Optimización del flujo de trabajo authorized: diga no a las solicitudes irrelevantes

Cuando un grupo de abogados internos se reunió para discutir la adopción de tecnología authorized, escuché cosas como:

“Los asuntos legales se están volviendo más entrelazados y complejos, pero no tenemos más tiempo para lidiar con ellos ni presupuestos más grandes”.

“¿Nuevas regulaciones? Ya estamos luchando por no mantenerse al día con los actuales.”

Un comentario obtuvo un coro resonante de sí: “Estamos inundados con solicitudes de trabajo que ni siquiera necesitan nuestra atención”.

Estoy seguro de que el último también suena acquainted para muchos lectores. Esa es una de las razones para desarrollar sistemas y flujos de trabajo que lo ayuden a optimizar las cargas de trabajo de su equipo y determinar cuándo decir que no. Aquí es donde empezar:

Desarrollar un proceso sistematizado de admisión de solicitudes

Configure un flujo de trabajo formal de admisión de solicitudes legales. Planifique los pasos para identificar cuellos de botella y detectar áreas para mejorar la eficiencia. También reducirá los errores y ahorrará tiempo.

Lo mejor es usar un software program que pueda registrar, delegar y rastrear automáticamente las solicitudes. Pero incluso un sistema guide que requiere el envío de un “formulario de solicitud authorized” puede ayudarlo a organizarse mejor.

El punto es convertirlo en un sistema oficial. Explique que el departamento no toma solicitudes de ninguna otra manera, incluso por teléfono, chats de enfriadores de agua o correos electrónicos, a nadie que no sea el encargado de admisión designado.

Ese es otro truco: designar solo una persona con autoridad para aceptar solicitudes. Haga que ahora haya una persona y un proceso para solicitar ayuda authorized.

Di no tan a menudo como sea posible

Desarrolle un sistema para decir no a las solicitudes irrelevantes. Primero, defina los tipos de solicitudes que maneja el departamento authorized. Luego, haga una lluvia de concepts con su equipo sobre los tipos de solicitudes que quedan fuera de su experiencia y que se pueden dirigir a otras partes de la organización.

Por ejemplo, si un equipo de servicio al cliente maneja las quejas de los clientes, asegúrese de que hayan visto una queja antes de que el equipo authorized se ocupe de ella. Una vez más, las herramientas de automatización pueden ayudar a agilizar los procesos interdepartamentales y garantizar que ninguna solicitud pase desapercibida.

Desarrolle cubos o categorías de tipos de solicitudes y decide qué equipo específico o miembro del equipo maneja cada uno. La persona responsable de aceptar las solicitudes puede gestionar el proceso de asignación. Si es posible, informe a las personas que realizan las solicitudes a dónde dirigir las presentaciones que no pertenecen al equipo authorized.

Comunicar y cerrar con positividad

No se puede sobrestimar la importancia de las habilidades de comunicación. Póngalos a punto sin descanso, especialmente en correos electrónicos y otras comunicaciones escritas. Los investigadores han descubierto que el tono de nuestros correos electrónicos se malinterpreta 44% del tiempoaunque los escritores de correos electrónicos confiaban en que los lectores interpretarían su tono correctamente el 78 % de las veces.

¿Por qué cuidar? Alguno 72% de los líderes empresariales y el 53 % de los trabajadores del conocimiento dicen que últimamente han prestado más atención al tono de los mensajes de otras personas en su organización. Un poco de positividad puede ser muy útil, ya que el 62 % de los trabajadores dicen que responden más rápido si una solicitud tiene un tono positivo y el 48 % cube que entregan un trabajo de mayor calidad. Hablar con la gente cara a cara es una excelente manera de aclarar cualquier problema de tono.

Por último, cree procesos específicos para que su equipo envíe actualizaciones de estado y cierre proyectos. Nuevamente, el software program authorized puede automatizar muchas tareas.

Los flujos de trabajo transparentes mantienen a todos los miembros del equipo en la misma página y trabajando hacia los mismos objetivos. Saque a la luz procesos y flujos de trabajo de un extremo a otro, donde puede monitorearlos, medirlos y mejorarlos para una experiencia de equipo consistentemente mejor.

Olga V. Mack es vicepresidenta de LexisNexis y director common de Parley Professional, una empresa de gestión de contratos de próxima generación que ha sido pionera en la tecnología de negociación en línea. Olga abraza la innovación authorized y ha dedicado su carrera a mejorar y dar forma al futuro de la ley. Está convencida de que la profesión authorized emergerá aún más fuerte, resistente e inclusiva que antes al adoptar la tecnología. Olga también es una consejera common galardonada, profesional de operaciones, asesora de empresas emergentes, oradora pública, profesora adjunta y empresaria. Ella fundó la Las mujeres sirven en las juntas movimiento que aboga por la participación de las mujeres en los directorios corporativos de las empresas Fortune 500. ella fue la autora Suba a bordo: gane su boleto para un asiento en la junta corporativa, Fundamentos de la seguridad de los contratos inteligentesy Valor de Blockchain: Transformando los Modelos de Negocios, la Sociedad y las Comunidades. Está trabajando en Visible IQ for Attorneys, su próximo libro (ABA 2023). Puedes seguir a Olga en Twitter @olgavmack.