Dé a los asociados una cantidad razonable de tiempo para responder a los correos electrónicos

Lo juro… un correo electrónico más. Solo uno, y ya está… ¡al abismo!

Cogí un par de manías mientras trabajaba como abogado asociado en varios bufetes de abogados diferentes antes de comenzar mi propia oficina hace más de cuatro años. Quizás el fenómeno más ridículo de algunos gerentes de bufetes de abogados que presencié durante mi carrera como asociado es que algunos socios envían correos electrónicos de seguimiento en un período de tiempo irrazonablemente corto después de que se envió el primer correo electrónico. Esta táctica a menudo no es útil y puede generar mala voluntad y baja ethical en una oficina.

Cuando period asociado y trabajaba en una empresa mediana, a menudo recibía correos electrónicos de los jefes después de las horas normales de trabajo. En normal, los gerentes deben abstenerse de enviar correos electrónicos fuera del horario regular de trabajo, pero entiendo que, en situaciones de emergencia, a veces esto es inevitable. Además, a veces los abogados envían correos electrónicos cuando recuerdan hacer algo para que no lo olviden durante el siguiente día hábil.

En cualquier caso, uno de los socios envió un correo electrónico alrededor de las 10 p. m., alrededor de la hora en que suelo irme a dormir. Recibí el correo electrónico durante mi rutina del closing del día y no pensé que necesitaba responder de inmediato, ya que no period una emergencia y podía atenderse durante el horario comercial. Sentí que period completamente apropiado responderle al socio a primera hora cuando llegué a la oficina al día siguiente.

Alrededor de las 7 am del día siguiente, el socio me envió un correo electrónico de seguimiento preguntándome si recibí el primer correo electrónico. Pensé que esto period inapropiado en varios niveles. Por un lado, esta comunicación no esencial estaba ocurriendo fuera del horario comercial regular cuando podría haber ocurrido fácilmente durante el horario comercial. Más allá de esto, el socio había enviado un correo electrónico completamente innecesario sin darme suficiente tiempo para responder al primer mensaje. Cualquier persona razonable podría ver que es posible que no tenga la capacidad de leer y responder el correo electrónico ya que ambos fueron enviados fuera del horario comercial y dentro de un corto período de tiempo de vigilia el uno del otro.

En otros momentos, los socios pueden enviar correos electrónicos de seguimiento durante el mismo día una o dos horas después de enviar el correo electrónico inicial. Dado que las personas pueden estar en la corte o trabajando en asuntos urgentes, por lo normal no es tiempo suficiente para que las personas respondan al correo electrónico inicial. A menos que un socio sepa que un asociado está en una oficina y en su escritorio, no debe asumir que solo una o dos horas de tiempo de respuesta son suficientes antes de enviar un correo electrónico de seguimiento.

Dichos correos electrónicos pueden generar algunos resultados negativos en las oficinas. Quizás lo más importante es que los correos electrónicos de seguimiento innecesarios pueden crear más trabajo para los asociados. Esta creación de mensajes adicionales que los asociados deben leer y responder puede dificultar aún más que los asociados realicen un seguimiento de todos los asuntos a los que deben responder. Además, estos mensajes pueden ser molestos, muestran a los asociados que los socios no respetan el equilibrio entre el trabajo y la vida y muestran que los socios no tienen un sentido de sensatez en torno a las expectativas laborales.

Hay algunas reglas que los socios y otros administradores pueden seguir para asegurarse de no enviar demasiados correos electrónicos innecesarios. ¿Una regla? Solo brinde a las personas que se sabe que trabajan y no están de vacaciones, 24 horas completas antes de enviar un correo electrónico de seguimiento. Existe una expectativa pure de que los destinatarios de los correos electrónicos respondan a los mensajes dentro de un día y, si no lo hacen, esta podría ser una razón para enviar un correo electrónico de seguimiento.

Por supuesto, hay casos en los que alguien no puede esperar un día completo para confirmar si un destinatario ha visto un correo electrónico y está respondiendo al mensaje. Sin embargo, la cantidad mínima de tiempo que parece apropiado dar a las personas antes de enviar un mensaje de seguimiento es medio día. Si alguien envía un correo electrónico a primera hora de la mañana, debe esperar al menos hasta la tarde antes de continuar. Además, si alguien envía un correo electrónico por la tarde, podría tener sentido hacer un seguimiento no antes de la mañana siguiente. Esto les da a las personas una cantidad de tiempo razonable para responder a los correos electrónicos sin molestias.

En whole, los asociados y otros profesionales de los bufetes de abogados suelen estar ocupados, y enviar correos electrónicos de seguimiento innecesarios puede saturar las bandejas de entrada y molestar a los trabajadores. Los socios y otros gerentes deben seguir algunos pasos simples para asegurarse de no enviar demasiados mensajes de seguimiento innecesarios.

Jordan Rothman es socio de El bufete de abogados Rothman, un bufete de abogados de servicio completo en Nueva York y Nueva Jersey. También es el fundador de Diarios de deuda estudiantil, un sitio net que analiza cómo pagó sus préstamos estudiantiles. Puede ponerse en contacto con Jordan a través del correo electrónico en jordan@rothman.regulation.